Alva Hyvinvointi/ Lasten- ja perheiden palveluiden tietosuojaseloste
1. REKISTERINPITÄJÄT
Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Alva Hyvinvointi Oy:n ja sen tytäryhtiöiden tuottamien lasten- ja perheiden palveluiden asiakkaita, joiden osalta Alva Hyvinvointi Oy toimii rekisterinpitäjänä
Alva Hyvinvointi/ Kolmikoti Oy
Neptunuksentie 4
01480 Vantaa
Y- tunnus 1632332-2
Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon tai hänelle on myönnetty palveluseteli, toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. Edellä mainittujen rekistereiden osalta pyydämme olemaan yhteydessä suoraan sijoittavan kunnan sosiaalitoimeen.
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Alva Hyvinvointi Oy:n tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii Riina Helenius, riina.helenius@alvahyvinvointi.fi
3. ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, säilytetään nämä asiakastiedot erillisenä ja ne luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.
4. ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
Asiakkaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- / tahot.
Asiakkaan palvelun ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät tapahtuma- ja terveystiedot sekä esitiedot.
Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot ja laskutusosoitteet.
Muut palvelun kannalta välttämättömät tiedot, esim. sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, ravitsemusterapeutin, psykologin ym. työtehtävissä laatimat tiedot.
Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
Asiakkaan palvelua ja kuntoutusta toteuttaneen henkilön tiedot.
Lastensuojeluyksiköissä perusopetuksen todistukset ja henkilökohtaiset opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma
Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen, allekirjoitettuja vuokra- ja palvelusopimuksia, lääkelistan tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan palvelun ja kuntoutuksen toteutumista.
4.1 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen.
Hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt.
Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon – tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä.
4.2 Säilytysaika
Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista.
5. ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa:
- Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
- Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta / kuntayhtymä päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.
5.1 Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät
Mahdolliset luovutuksensaajat:
- Jatkohoitotilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
- Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
- Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa. Jos alaikäinen asiakas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.
6. ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.
Asiakastietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän johto päättää ja määrittää käyttöoikeustasot, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen.
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
7.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakasrekisteriin.
Kun palvelu perustuu kunnan / kuntayhtymän toimeksiantoon tai sen myöntämään palveluseteliin, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan / kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.
7.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
7.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.